Организация эффективного взаимодействия юридической службы с внешним консультантом (юридической фирмой)
Несмотря на совершенствование законодательства, его систематизацию, деятельность субъектов хозяйствования все еще регламентируется большим количеством нормативных правовых актов во всех сферах – от содержания устава организации до формулировок записей в трудовых книжках работников. Фактически любой работник организации в большей или меньшей степени связан с обеспечением должной реализации правовых предписаний. Практически любой вопрос имеет правовую составляющую. Управленческие решения по таким вопросам принимают различные специалисты, каждый из которых компетентен, как правило, в одном в одном из направлений деятельности организации и, как правило, не обладает в достаточной мере юридическими знаниями (работники бухгалтерии, отдела продаж, снабжения и т.п.). Именно поэтому ни одна организация не может обойтись без помощи профессиональных юристов.
Необходимость должного правового обеспечения деятельности организации и определяет, в основном, тот факт, что в штате большинства средних и крупных организаций имеются юристы. В зависимости от объема, характера и сложности правовой работы для ее осуществления может создаваться юридический отдел (бюро) в качестве самостоятельного структурного подразделения или вводиться должность главного юрисконсульта, старшего юрисконсульта, юрисконсульта.
Нередко работу по обеспечению законности в деятельности организации полностью сводят лишь к функционированию юридической службы (юрисконсульта). Однако такой подход не является единственно возможным. Для получения юридической помощи субъекты хозяйствования могут обращаться к внешним консультантам, к которым относятся адвокаты и юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность по оказанию юридических услуг. В данной статье рассмотрим вторую группу внешних консультантов, которых условно обозначим как «юридические фирмы».
Юридическая фирма – это коммерческая организация – резидент Республики Беларусь, штатные работники которой, в том числе руководитель организации и его заместители, за исключением технического и вспомогательного персонала, имеют юридическое образование, минимум два из которых имеют свидетельства об аттестации юриста, получившая в установленном законодательством Республики Беларусь лицензию на право осуществления деятельности по оказанию юридических услуг с указанием составляющей лицензируемый вид деятельности услуги – юридические услуги. Круг вопросов, по которым юридические фирмы вправе оказывать помощь субъектам хозяйствования, очерчивается легальным понятием юридических услуг, в соответствии с которым юридические услуги – это деятельность по возмездному оказанию услуг правового характера по вопросам, связанным с созданием, деятельностью и прекращением деятельности юридических лиц, предпринимательской деятельностью физических лиц, в том числе дача консультаций и разъяснений, подготовка и экспертиза документов, представление интересов заказчиков в хозяйственных, международных арбитражных (третейских) судах (п. 4 Положения о лицензировании деятельности по оказанию юридических услуг, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.10.2003 г. № 1363).
Гарантией, призванной обеспечить высокое качество оказания правовой помощи юридическими фирмами, является то, что юридические услуги могут оказывать лишь те сотрудники юридических фирм, которые имеют свидетельство об аттестации юриста. Такое свидетельство выдается Министерством юстиции Республики Беларусь гражданам, имеющим высшее юридическое образование, стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, успешно сдавшему аттестационный экзамен. Юристы юридических служб организаций, как правило, не имеют свидетельства об аттестации юриста, а часто и не соответствуют указанным выше требованиям для получения такого свидетельства.
С учетом темы, которой посвящена данная статья, необходимо заметить, что на практике речь может идти не только о взаимодействии юридической службы организации с внешним консультантом в лице специалиста юридической фирмы, но и о ситуациях, когда юридическая фирма заменяет юридическую службу в организации.
В юридические фирмы часто обращаются индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, не имеющие штатных юристов. Такое сотрудничество может быть постоянным, когда специалисты юридической фирмы решают все правовые вопросы, возникающие в деятельности субъекта хозяйствования, либо разовым, когда в юридическую фирму обращаются за помощью по вопросам, которые субъект хозяйствования определяет для себя наиболее сложными или такими, неправильное разрешение которых может повлечь за собой наиболее тяжелые последствия в виде привлечения к гражданско-правовой либо административной ответственности.
Почему же организации, имеющие в своей структуре юридическую службу (юрисконсульта) прибегают к помощи внешних консультантов? Причин может быть несколько. Как правило, необходимость в помощи внешнего консультанта объясняется следующими факторами.
1. Желание получить мнение специалиста со стороны, не скованного стереотипным мышлением организации, не опасающегося высказать свое мнение из-за некой внутренней конфронтации и т.д. В этом случае внешний консультант играет роль независимого специалиста, эксперта, о порой и арбитра. Среди оказываемых в таких случаях юридических услуг – проведение независимой проверки как самой работы юридической службы предприятия, так и содержания разработанных документов. Такой «аудит» позволяет организации без несения больших финансовых затрат на проведение юридической фирмой текущей, стандартной правовой работы в организации на высоком уровне наладить такую работу и привести документацию в порядок.
2. Необходимость получения заключения специалиста в конкретной отрасли права, причем специалиста известного, имеющего богатый, прежде всего, практический опыт в этой отрасли. Штатный юрисконсульт хоть и имеет широкую специализацию, однако часто не может решить какой-то специфический правовой вопрос, неожиданно возникший в деятельности организации. Так, например, у в целом опытного в сфере кадровой работе юриста может возникнуть вопрос «в каких случаях и в каком порядке можно уволить молодого специалиста?». В этом случае организация может обратиться за консультацией в юридическую фирму, специалисты которой, в силу того, что работают с различными клиентами и сталкиваются со всевозможными правовыми вопросами не только в теории, но и на практике, помогут сэкономить время, которое штатный юрист потратил бы на изучение правового регулирования такого специфического вопроса. Часто отдельные специалисты юридических фирм специализируются на конкретных сферах деятельности, что позволяет им досконально знать теорию вопроса и судебную практику в области своей специализации. Достоинства привлечения специалиста в узкой области права предопределяются динамичным развитием законодательства и часто изменяющейся правоприменительной практикой: в таких условиях юрист вынужден постоянно изучать, анализировать и применять огромное количество новых материалов. Специализация в определенной области позволяет сократить объем информации, используемой каждым отдельным юристом, и, тем самым, добиться от него более глубокого изучения круга проблем и механизма выполнения задач, относящихся к его компетенции.
3. Необходимость выполнения работы в период отпуска или временной нетрудоспособности штатного юриста. Ведь организация не приостановит свою работу на это время. В данном случае имеет место обращение в юридическую фирму за получением разовой услуги.
4. Необходимость привлечения стороннего специалиста к выполнению постоянно-повторяющейся работы, как правило, вне офиса организации, с целью не вовлекать своего юриста (свою юридическую службу) в эти вопросы. В качестве примера можно привести такое поручение стороннему юристу, как представление интересов организации в суде (особенно в другом населенном пункте), при исполнении судебных постановлений – указанные действия требуют много затрат по времени (переезды, участие в судах, «рваный» график работы).
5. Необходимость разработки сложного документа, требующего привлечения специалистов из различных сфер – юристов, аудиторов, таможенных консультантов, логистов, изучения большого количества стандартов и т.п. В таких случаях фактически формируется команда внешних консультантов, объединенных единой целью.
На практике может возникнуть вопрос: при каких условиях организация, имеющая собственную юридическую службу (юрисконсульта), может обращаться за помощью к внешнему консультанту? Никаких ограничений в этой сфере законодательством не предусмотрено. Однако необходимо учитывать, что на практике считается, что расходы по оплате юридических услуг при наличии собственной юридической службы (юрисконсульта) не относятся на себестоимость, а уплачиваются из прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения. Несколько иначе решается вопрос с расходами на юридические услуги, связанные с представлением интересов клиента в хозяйственных судах. Такие расходы могут быть взысканы с проигравшей стороны независимо от того, имеется ли у лица, обратившегося за оказанием юридических услуг, штатный юрист. Необходимость и целесообразность произведения таких расходов по каждому конкретному делу оценивает суд.
Механизм взаимодействия юридической службы организации с внешним консультантом зависит от конкретного вопроса, поставленного перед ними. Порядок распределения полномочий между юридической службой и внешним консультантом должен определяться, прежде всего, структурой самой юридической службы и количеством ее сотрудников. Однако полагаем, универсальным правилом для любой компании должно являться построение такого взаимодействия, когда решение о привлечении внешнего консультанта должно приниматься руководителем юридической службы или его заместителем (в больших компаниях – начальниками отделов или секторов юридической службы), а собственно общение и взаимодействие происходит между непосредственными исполнителями с обеих сторон. Это позволит не только сэкономить время, затрачиваемое на предварительные коммуникации, но и избежать неоправданного обращения специалистов юридической службы к внешним консультантам с целью «избежать ответственности», снижения своей нагрузки и т.д.
Кроме того, полагаем, что обязательным условием начала взаимодействия по тому или иному вопросу (проекту) является четкое формулирование цели проекта и задач, которые ставятся перед внешним консультантом, сроков выполнения работ и сроков контроля за движением проекта. Информацию по этим позициям целесообразно закрепить в письменном виде. Это может быть таблица, отражающая в отдельных графах содержание каждого из этапов работы с указанием сроков исполнения и ответственного за проведение работ. В дальнейшем это позволит избежать не только достаточно распространенной ситуации с «зависанием» проекта у одного из исполнителей (с той или иной стороны), но и встречающихся ситуаций с «нестыковками» результатов оказанных услуг с пожеланиями Заказчика.
Рекомендуем также, в том случае, если компания работает с внешним консультантом постоянно, приглашать его хотя бы раз в месяц на собрания (совещания) юридической службы для того, что бы консультант был в курсе последних событий в жизни организации, ее производственных нужд и потребностей. Оплатив несколько часов рабочего времени консультанта, который примет участие в собрании, организация в итоге обеспечит информированность внешнего консультанта о своей специфике, что только повысит отдачу от оказываемых услуг.
Организациям, находящимся перед выбором: прибегнуть к помощи внешнего консультанта или пытаться справляться со всеми правовыми вопросами самим, нельзя дать какой-либо универсальный совет. Полагаем, что в любом случае одна голова хорошо, а две – лучше. Если организация может позволить себе получать консультации внешних специалистов по всем вопросам – то это можно только приветствовать. Вместе с тем, при принятии юридических решений важен хороший уровень знания юристами различных аспектов деятельности организации. Как правило, штатные юристы лучше ориентируются в целях и задачах своей организации, они всегда в курсе текущих потребностей и могут обеспечить оперативность решения стандартных вопросов. Поэтому, рекомендуем типовые вопросы, которые разрешают сотрудники юридической службы оставлять внутри организации, а нестандартные вопросы решать совместно с внешними консультантами.
Кроме того, обращение в юридические фирмы целесообразно в случае резкого возрастания объема правовой работы в организации, а также качественного ее изменения.
Однако, принимая решение по вопросу о том, привлекать ли внешнего консультанта, руководство организации должно учитывать тот факт, что специалисты юридических фирм не вправе представлять интересы клиентов в общих судах. В этом случае организация может обратиться к ним лишь за консультациями и составлением необходимых документов, а представлять интересы организации в суде сможет либо штатный сотрудник, либо адвокат из юридической консультации.
Как видим, взаимодействие юридической службы организации с внешним консультантом в лице специалиста юридической фирмы способно повысить эффективность и качество проведения правовой работы в этой организации. В определенных случаях может быть целесообразно полностью отказаться от штатных юристов и обслуживаться в юридической фирме, ведь у нее отсутствуют такие «человеческие» характеристики, как способность болеть, уходить в отпуск или брать «отгулы по семейным обстоятельствам».
Однако в любом случае организации должны помнить, что обращаться стоит только в организации имеющие лицензии Министерства юстиции на оказание юридических услуг, специалисты которых имеют свидетельства об аттестации юриста. Такие организации несут ответственность за качество оказываемых юридических услуг – в отличие от «серых» юристов, низкие цены на услуги которых объясняются нелегальным характером их деятельности, и, соответственно, низким качеством услуг.
